Absenderbasierte Verteilung von E-Mails

Dieses Tutorial wird Ihnen zeigen, wie einlaufende E-Mails auf Basis des Absenders gezielt weiter geroutet werden können. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es z.B. nur eine zentrale Service-Adresse wie "support@myservice.de" gibt, aber die einlaufenden E-Mails an verschiedene Teams verteilt werden sollen.

Im folgenden Beispiel werden wir E-Mails vom Absender "*@somecompany.com" an die Gruppe mit der ID 25 und die vom Absender "*@anothercompany.com" an die Gruppe mit der ID 26 verteilen.

Hierfür starten Sie bitte todo4teams und loggen Sie sich, abhängig von Ihren Nutzerrechten, als "Admin" oder als "Superadmin" ein. Nur als Nutzer mit Administratorrechten können sie die E-Mail Postfächer bearbeiten und verwalten.

Wechseln sie zum Tab "E-Mail" und klicken Sie in einer Zeile auf die E-Mail Adresse, die Sie konfigurieren möchten. Ein Klick auf "Bearbeiten" öffnet den Konfigurations-Dialog.

Wählen Sie den Tab "Eintreffen-Aktion", um das entsprechende Skript anzulegen. Fügen Sie bitte das folgende Skript in das obere Textfeld  ein.

var senderAddress = message.getFrom()[0].getAddress();

if(senderAddress.indexOf('@somecompany.com')>-1){
    helper.routeToGroup(25);
} else if (senderAddress.indexOf('@anothercompany.com')>-1){
    helper.routeToGroup(26);
}

Bitte ändern Sie den Domian-Namen und die Gruppen-IDs entsprechend Ihrer Bedürfnisse. Ein Klick auf "Speichern" und Sie können überprüfen, ab die interne Weiterverteilung funktioniert, indem Sie von verschiedenen Absendern an Ihre zentrale E-Mail Anschrift Nachrichten versenden.

In diesem Zusammenhang wäre es noch eine sinnvolle Ergänzung, die Validität einer Absender-Adresse mit Hilfe der indexOf Methode zu überprüfen: z.B:. könnte der Absender im Header als "john.doe@somecompany.com" oder etwas wie "Doe, John <john.doe@somecompany.com> geschrieben sein.

Bitte beachten: E-Mails von allen anderen Absendern werden entsprechend der globalen Einstellung des E-Mail Zugangs in den "Basis Daten" geroutet. Bitte dort stets die korrekte Grundeinstellung definieren!

Wir haben im o.a. Skript die Methode helper.routeToGroup() genutzt und die Gruppen-IDs  als Parameter definiert. Ergänzend könnte auch die Methode helper.routeToGroupByName() herangezogen werden, die direkt den Gruppen-Namen ausliest. Prinzipiell sollte jedoch besser die erstgenannte Methode genutzt werden, da diese wesentlich stabiler gegen z.B. Umbennungen von Gruppen oder etwaige Tippfehler ist.