E-Mail "Loops" und "Bounces"
Bei E-Mail "Loops" und "Bounces" handelt es sich um unerwünschte Phänome, die beim Versand bzw. dem Empfang von E-Mails vorkommen und die dafür sorgen können, dass Mailboxen überlaufen.
E-Mail-Loops können beispielsweise auftreten, wenn sich zwei unterschiedliche E-Mail Adressen gegenseitig aufeinander weiterleiten. Zum Bespiel:
kunde@firma.abc –leitet weiter an→ agent@company.xyz
agent@company.xyz –leitet weiter an→ kunde@firma.abc
Wird jetzt eine E-Mail an kunde@firma.abc oder agent@company.xyz geschickt, entsteht ein E-Mail-Loop, in dem die E-Mail endlos zwischen den beiden Adressen hin und her weitergeleitet werden, bis die jeweiligen Mailboxen voll sind und keine weiteren Mails mehr versendet werden können.
Die kann durch spezielle Maßnahmen verhindert werden, über die die meisten Mailserver verfügen, so dass im Allgemeinen E-Mail-Loops erkannt und unterbrochen werden.
Kritischer für die tägliche Arbeit mit todo4teams sind die sogenannten E-Mail-Bounces. Bounces können entstehen durch automatisierte Rückmeldungen auf eingehende E-Mails, im folgenden Autoresponder-Mails genannt.
Autoresponder-Mails werden auf Wunsch empfängerseitig automatisch errzeugt , z.B. mit dem Ziel zu dokumentieren, dass eine E-Mail erhalten wurde (in Form einer Eingangsbestätigung), oder dem Absender mitzuteilen, dass der Empfänger die eingegangene E-Mail zur Zeit nicht bearbeiten kann (Abwesenheitsnotiz).
Auch aus todoteams heraus kann eine Art von Autoresponder-Mail versendet werden, um z.B. den Eingang eines Jobs zu bestätigen und dem Kunden die konkrete Job-Nummer mitzuteilen; siehe hierzu unserer Tutorial zu Automatische Antwort-E-Mails versenden.
Konkretes Beispiel für einen Fall von E-Mail-Bounce in todo4teams:
Ein Kunde der Firma "ABC" füllt ein Webformular für einen Wartungsauftrag aus, gibt als Kontakt-Emailadresse "kunde@firma.abc" an und sendet das Formular ab. Mittels eines Webservices wird nun intern der Inhalt als E-Mail an eine Mailbox übergeben, die an todo4teams angebunden ist und von todo4teams so ausgelesen wird, dass jede eingehende E-Mail einen neuen Job erzeugt.
In todo4teams ist nun die entsprechende Mailbox so konfiguriert, dass automatisch an den Kunden ("kunde@firma.abc") eine Autoresponder-Mail erzeugt und versendet wird, um den Eingang eines Jobs zu bestätigen.
Der Kunden hat nun allerdings seinen Mail-Client so eingestellt, dass nun seinerseits eine automatische Empfangsbestätigung zu der Mail aus todo4teams in Form einer Autoresponder-Mail zurück an die Mailbox in todo4teams verschickt wird.
Diese erzeugt dann wieder einen neuen Job in todo4teams, der per Autoresponder-Mail bestätigt wird, auf die nun wieder der Kunde mit einer Autoresponder-Mail ant wortet. ...und so weiter, bis die jeweiligen Mailboxen voll sind.
Diagramm:
Was können Sie nun tun, um solche E-Mail-Bounces zu verhindern?
Es gibt hier eine einfache und saubere Lösung: Sie sollten solche Autoresponder-Mails aus todo4teams nicht direkt über die Eingangs-Mailbox verschicken, sondern sich für diese Zwecke eine separate Mailbox einrichten. Als Standard hat sich hierfür eine sogenannte "No-Reply"-Mailbox erwiesen, im folgenden Beispiel ist diese "no-reply@company.xyz". Diese wird zwar in todo4teams eingebunden, aber so konfiguriert, dass eingehende Mails keine neuen Jobs erzeugen.
Wenn nun die Autoresponder-Mail aus todo4teams über diese "No-Reply"-Mailbox versendet wird, ist sofort jegliche Möglichkeit für einen E-Mail-Bounce unterbunden, selbst für den Fall, dass nun der Kunde direkt mit einer Autoresponder-Mail antwortet, da die "No-Reply"-Mailbox ja keine Jobs in todo4teams erzeugt und somit die Bounce-Kette unterbrochen wird.
Sie können dies wie folgt realisieren, vorausgesetzt Sie haben sich bereits eine "No-Reply"-Mailbox eingerichtet.
In der Eintreffen-Aktion der Mailbox defineren Sie nun per folgendem Javaskript-Code, dass Antwortmails über diese "No-Reply"-Mailbox ("no-reply@company.xyz")und nicht über die Eingangs-Mailbox versendet werden. Passen Sie hierbei bitte die Parameter an Ihre konkreten Bedürfnisse an.
{
if (text != null && (responseSuppress==null || responseSuppress.length==0) && toemail.indexOf("noreply@")<0 && toemail.indexOf("no-reply@")<0)
{
text="<html><head>"+helper.getServerPropertyByName("emailCss")+"</head><body>" +text +"</body></html>";
helper.sendmail("no-reply@company.xyz", "Re: "+subject+" (ID: "+id+")", text, toemail, null, null, mbox, true);
}
else
{
print("Mail not send!");
}
}
Dieser Codeschnipsel sorgt noch zusätzlich dafür, dass Mails, die von "noreply@"- oder "no-reply@"-Adressen eingehenden Mails erst gar keine neuen Jobs in todo4teams erzeugen.